Multifunkční tiskárny a kopírky už neslouží jen k tisku, skenování a kopírování. Nejnovější generace tzv. chytrých multifunkcí umí vytvářet z papírových dokumentů plnohodnotné elektronické soubory, se kterými lze dál snadno pracovat a bezpečně je archivovat. To se hodí živnostníkům i malým firmám. Základem je robustní zařízení s profesionálními parametry a potřebný software.

Rozdíl je v tom, že při běžném skenování se zpracovávaný dokument uloží jako obyčejný obrázek. Zatímco člověk si soubor může otevřít a text na obrázku si přečíst, počítač to neumí. Aby mohl rozpoznat obsah dokumentu a například jej i prohledat podle klíčových slov, musí při skenování dojít ke zpracování s OCR technologií, které zajistí převod textu do elektronické podoby. Obsah se uloží spolu s obrázky do PDF souboru, který lze dokonce ochránit, aby jej nikdo nemohl změnit. V takových souborech lze pak rychle dohledat třeba různé smlouvy či faktury s konkrétními položkami či pro konkrétní firmy. Vznikne tak praktický elektronický archiv.

Chytré multifunkce lze napojit na různé podnikové aplikace nebo úložiště dokumentů, takže lze skeny rovnou posílat do příslušného systému či adresáře.

 Zatímco dříve byly takové funkce dostupné jen u drahých A3 kopírek v řádu vyšších desítek tisíc, dnes jsou jimi vybaveny i chytré A4 stroje, takže si je mohou dovolit i živnostníci a malé firmy. Například barevná LED multifunkce OKI MC563 s rychlostí tisku 30 str./min a množstvím bezplatného softwaru se dá pořídit okolo 10 tisíc korun. Má automatický podavač pro skenování, kam lze položit až 50 listů, které zařízení postupně odebírá a z obou stran skenuje, má také oboustranný tisk, takže se ušetří nemalé množství papíru. Unikátní je u OKI možnost tisku až 1,3 metru dlouhých papírových bannerů, které se dobře uplatní při tisku poutačů a reklamních nápisů v nejrůznějších prodejnách a provozovnách.

Ačkoliv naprostá většina kancelářského tisku probíhá ve formátu A4, část firem pracuje i s většími rozměry. Chytré A3 multifunkce, jako třeba model
OKI MC853, s běžnou cenou pod 40 tisíc korun, vyhoví potřebám pracovních skupin při práci s A3 i A4 dokumenty. Model kombinuje kompaktní rozměry a nízké náklady s jednoduchou obsluhou a funkcemi mnohem dražších zařízení.

To vše od japonské značky OKI, která se specializuje na kancelářský tisk a je známá využitím úsporné LED technologie. Díky robustní konstrukci nabízí po registraci jistotu tříleté záruky, u větších zařízení s bezplatným servisem v místě provozu.